A área de Arquivo e Protocolo da Faculdade de Ciências Médicas (FCM) da Unicamp desempenha um papel essencial na gestão documental da unidade. O setor de Protocolo foi instituído junto com a criação da faculdade, em 1963, enquanto a área de Arquivo foi estruturada apenas na década de 1990, durante um processo de descentralização administrativa da universidade.

Origem e Função

Antes da descentralização, todos os processos administrativos da Unicamp eram centralizados na Diretoria Geral e posteriormente geridos pelo Arquivo Central da Unicamp, órgão responsável por definir normas técnicas e diretrizes para os arquivos e protocolos das diferentes unidades. Com a descentralização, cada instituto ou faculdade passou a ser responsável por sua própria gestão documental, seguindo as orientações técnicas do Sistema de Arquivos da Unicamp (SIARQ).
Na FCM, a área de Arquivo foi criada para organizar, registrar e preservar os documentos da faculdade. Essa gestão inclui o registro de documentos e expedientes, autuação e tramitação de processos, além do arquivamento e destinação final de documentos, garantindo que a documentação atenda aos requisitos legais e institucionais.

Estrutura e Evolução

Com a criação da área de Arquivo na década de 1990, os processos passaram a ser classificados em três categorias principais: pessoal, consumo e diversos. Inicialmente, os documentos eram armazenados em caixas de madeira, que representavam a infraestrutura da época. Em 2009, essas caixas foram substituídas por arquivos deslizantes, modernos e mais eficientes para a conservação e organização documental. Três amostras das caixas de madeira foram preservadas no Centro de Memória da FCM, simbolizando a transição e a evolução da gestão documental da unidade.

Importância Atual

A área de Arquivo e Protocolo da FCM desempenha uma função estratégica ao garantir a organização e preservação da memória institucional, além de facilitar o acesso e a tramitação de documentos necessários para o funcionamento administrativo e acadêmico da faculdade. Essa estrutura reflete o compromisso da Unicamp com a eficiência e a preservação histórica, alinhada às normas técnicas estabelecidas pelo SIARQ/Unicamp.

Criado pela Deliberação CONSU-A-08/95, de 21.07.1995, o Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp (AC/SIARQ) é um órgão complementar diretamente vinculado Coordenadoria Geral da Universidade, conforme Resolução GR Nº57, de 19.08.2003. Foi criado em substituição à Coordenadoria do Sistema de Arquivos, criada pela Deliberação CONSU-A-39/89, e à Divisão de Documentação, que através da Portaria GR 283/85, de 11.11.1985, integrava o Centro de Informação e Difusão Cultural (CIDIC). Tem como objetivos gerais desenvolver uma política de aperfeiçoamento das atividades arquivísticas, compatível com as necessidades de agilização da informação e de eficiência administrativa promover a interação e a interdependência das Unidades responsáveis pela custódia de documentos considerando a integração das diferentes fases da gestão documental assegurar condições de conservação, proteção e acesso ao patrimônio documental, na defesa dos interesses da universidade e dos direitos da comunidade acadêmica preservar a memória da universidade, protegendo seu acervo arquivístico, para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa científica.